Poradnik
Inwentaryzacja w szkole krok po kroku
Spis z natury w szkole zajmuje zwykle kilka dni pracy komisji, arkusze na papierze i tygodnie wyjaśniania różnic. Da się to zrobić w jedno popołudnie na budynek — pod warunkiem, że ewidencja i spis są w jednym miejscu.
1. Przygotowanie
Dyrektor wydaje zarządzenie o inwentaryzacji i powołuje komisję. Zakres, termin i sposób spisu określa instrukcja inwentaryzacyjna jednostki.
Dla środków trwałych na terenie strzeżonym ustawa o rachunkowości (art. 26 ust. 3) dopuszcza spis z natury raz na cztery lata. Wiele szkół robi go częściej dla sprzętu IT, który najczęściej zmienia miejsce.
Przed spisem uporządkuj ewidencję: każdy środek powinien mieć numer inwentarzowy, salę i etykietę z kodem. Brak naklejki to najczęstsza przyczyna „niedoborów”, które później się odnajdują.
2. Spis z natury
Komisja chodzi sala po sali i skanuje kody kreskowe lub QR telefonem. Każdy skan od razu porównuje się z ewidencją: środek jest na miejscu, jest w innej sali albo nie ma go w ewidencji.
W piwnicach i magazynach często nie ma zasięgu — skaner w AssetWave zapisuje skany w telefonie i wysyła je po powrocie do sieci, z prawdziwą godziną skanu.
Sprzęt bez etykiety można od razu dopisać i wydrukować dla niego naklejkę.
3. Różnice i rozliczenie
Po spisie system zestawia niedobory (są w ewidencji, nie znaleziono), nadwyżki (znaleziono, nie ma w ewidencji) i środki w złym miejscu.
Środki w innej sali przenosisz jednym dokumentem MT — ewidencja aktualizuje się po zatwierdzeniu. Zniszczony sprzęt przekazujesz do likwidacji (dokument LT).
Komisja podpisuje arkusze i protokół różnic; zestawienie dla księgowości eksportujesz do Excela.
Pytania i odpowiedzi
Jak często szkoła musi robić inwentaryzację środków trwałych?
Zasady określa ustawa o rachunkowości i instrukcja inwentaryzacyjna szkoły. Dla środków trwałych na terenie strzeżonym ustawa dopuszcza spis z natury raz na cztery lata; inne składniki mogą wymagać częstszego spisu.
Czy można robić spis z natury telefonem?
Tak. Telefon z aplikacją AssetWave skanuje kody kreskowe i QR z etykiet, działa także bez zasięgu i od razu pokazuje różnice względem ewidencji.
Co zrobić ze sprzętem, który jest w innej sali?
Oznaczyć go w spisie jako „w innym miejscu” i przenieść dokumentem MT. Po zatwierdzeniu dokumentu ewidencja zmienia salę automatycznie.